Wewnętrzna procedura w Pulsar

PULSAR K. BOGUSZ SPÓŁKA JAWNA z siedzibą w Siedlec 150, 32-744 Łapczyca, której księgi rejestrowe przechowywane są przez Sąd Rejonowy dla Krakowa – Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy pod numerem KRS: 0000075204, NIP 6830012136, REGON 350646366 („Spółka”), na zasadzie art. 24 ust. 1 Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928), niniejszym ustala wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych („Procedura”).

• 1. DYREKTYWA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii;
• 2. Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928) („Ustawa”);
• 3. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465);
• 4. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.)(„RODO”).

• 1. Niniejsza Procedura określa zasady i tryb wewnętrznego zgłaszania naruszeń prawa, rozumianych jako działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczących:
1. 1) korupcji;
2. 2) zamówień publicznych;
3. 3) usług, produktów i rynków finansowych;
4. 4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5. 5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6. 6) bezpieczeństwa transportu;
7. 7) ochrony środowiska;
8. 8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9. 9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10. 10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11. 11) zdrowia publicznego;
12. 12) ochrony konsumentów;
13. 13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14. 14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15. 15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16. 16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17. 17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.
• 2. Przykładem takich działań można wskazać następujące sytuacje:
1. 1) niewłaściwe postępowanie (takie jak defraudacja, naruszenie zaufania itp.),
2. 2) przekupstwo, łapówkarstwo,
3. 3) zmowa przetargowa – ustalania stawek lub ustalania cen,
4. 4) oszustwa księgowe (manipulowanie danymi księgowymi i finansowymi dla przedstawiania sytuacji niezgodnej z rzeczywistością),
5. 5) przestępstwa karnoskarbowe i finansowe (takie jak pranie pieniędzy, insider trading itp.),
6. 6) nieuczciwe działania, które celowo są pomijane przez audytorów,
7. 7) nieuczciwe działania związane z jakością (takie jak fałszowanie danych),
8. 8) naruszenia praw człowieka.
• 3. Powyższa lista ma charakter wyłącznie przykładowy i nie wyczerpuje zobrazowania wszystkich zachowań stanowiących naruszenie prawa, które mogą podlegać Zgłoszeniu.

Zamieszczone poniżej pojęcia należy rozumieć następująco:

• 1. Zgłoszenie Wewnętrzne może zostać złożone w formie pisemnej, w postaci elektronicznej, za pomocą wiadomości e-mail kierowanej pod dedykowany do dokonywania Zgłoszeń adres: sygnalista@pulsar.pl. Zgłoszenia złożone w innej postaci nie będą rozpatrywane.
• 2. Zgłoszenie Wewnętrzne nie może być złożone anonimowo. Zgłoszenia anonimowe mogą zostać automatycznie usunięte.
• 3. Zgłoszenie Wewnętrzne musi zawierać Adres do kontaktu. W przypadku złożenia Zgłoszenia Wewnętrznego anonimowego nie będzie możliwe przekazanie informacji zwrotnej.
• 4. Zgłoszenie Wewnętrzne powinno nadto zawierać następujące informacje:
1. a. data i miejsce naruszenia prawa lub data i miejsce uzyskania informacji o naruszeniu prawa,
2. b. opis sytuacji lub okoliczności naruszenia prawa lub stwarzającej możliwość naruszenia prawa,
3. c. wskazanie podmiotu, którego Zgłoszenie Wewnętrzne dotyczy,
4. d. wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa,
5. e. przedstawienie dowodów i informacji o naruszeniu prawa.
• 5. Zakazane jest świadome składanie fałszywych Zgłoszeń Wewnętrznych.

• 1. Osobą wyznaczoną w Spółce do pełnienia funkcji Pełnomocnika ds. zgodności jest Pani Anna Szkliniarz (Specjalista ds. kadr i płac).
• 2. Pełnomocnik ds. zgodności potwierdza, w miarę możliwości, otrzymanie Zgłoszenia Wewnętrznego w terminie 7 dni od daty jego otrzymania.
• 3. Pełnomocnik ds. zgodności dopełnia uzasadnionych starań, aby zachować Zgłoszenie Wewnętrzne i/lub nazwisko Sygnalisty jako poufne w celu ochrony Sygnalisty przed Działaniami odwetowymi lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania.
• 4. Wskazany powyżej termin potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia Wewnętrznego nie dotyczy sytuacji, w której zgłaszający nie podał Adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
• 5. Jeżeli Pełnomocnik ds. zgodności sam jest podmiotem Zgłoszenia Wewnętrznego informuje on o niej wspólnika Spółki. Dalsze czynności podejmowane są z wykluczeniem Pełnomocnika ds. zgodności, którego funkcję przejmuje wspólnik Spółki, z jednoczesnym zapewnieniem szczególnych środków ochrony tożsamości zgłaszającego – Sygnalisty.

• 1. Postępowanie wyjaśniające poprzedzone jest wstępną analizą Zgłoszenia Wewnętrznego, przeprowadzaną przez Pełnomocnika ds. zgodności.
• 2. Wstępna analiza Zgłoszenia Wewnętrznego ma na celu ustalenie, czy Zgłoszenie Wewnętrzne nie jest w oczywisty sposób nieprawdziwe lub czy istnieje możliwość uzyskania informacji niezbędnych do przeprowadzenia dochodzenia.
• 3. W przypadku gdy na etapie wstępnej analizy Pełnomocnik ds. zgodności uzna, że Zgłoszenie Wewnętrzne jest w oczywisty sposób bezzasadne, nieprawdziwe lub brak jest możliwości uzyskania informacji niezbędnych do prowadzenia dochodzenia, odstępuje od jego wszczęcia.
• 4. Pełnomocnik ds. zgodności informuje Sygnalistę w terminie 14 dni od dnia odstąpienia od wszczęcia dochodzenia o tym fakcie, na wskazany przez Sygnalistę Adres do kontaktu.

• 1. W wyniku przyjęcia Zgłoszenia Wewnętrznego Pełnomocnik ds. zgodności zwołuje Komisję dochodzeniową w celu weryfikacji sprawy.
• 2. Komisja dochodzeniowa powoływana jest indywidualnie dla każdego przypadku sygnalizacji. Komisja dochodzeniowa składa się z 3 stałych członków, którymi są wspólnicy Spółki.
• 3. W zależności od charakteru sygnalizacji Komisja dochodzeniowa będzie uzupełniana przez co najmniej jednego z członków ad hoc wybieranych przez stałych członków w głosowaniu.
• 4. Członkowie Komisji dochodzeniowej, co do których z treści Zgłoszenia Wewnętrznego wynika, że mogą być zaangażowani w naruszenie prawa stanowiące przedmiot Zgłoszenia Wewnętrznego, nie mogą brać udziału w pracach Komisji dochodzeniowej dotyczących rozpoznawania tego Zgłoszenia Wewnętrznego.
• 5. Komisja dochodzeniowa bada sprawę, dostarcza pisemny raport z ustaleniami i przekazuje stosowne zalecenia Pełnomocnikowi ds. zgodności, który następnie określa działania mające na celu usunięcie nieprawidłowości i/lub podjęcie środków zapobiegających występowaniu takich nieprawidłowości w przyszłości.

• 1. Komisja dochodzeniowa prowadzi dochodzenie w celu ustalenia zasadności i prawdziwości Informacji o naruszeniu prawa wskazanej w Zgłoszeniu Wewnętrznym oraz podejmuje, z zachowaniem należytej staranności stosowne Działania następcze.
• 2. Komisja dochodzeniowa może w szczególności wzywać świadków w celu złożenia zeznań oraz analizować dokumentację niezbędną do rozpoznania Zgłoszenia Wewnętrznego.
• 3. Komisja dochodzeniowa może korzystać z pomocy specjalistów, biegłych i ekspertów.
• 4. Posiedzenia Komisji dochodzeniowej są prowadzone przy drzwiach zamkniętych, a ich przebieg jest poufny. Z posiedzeń sporządza się protokoły, które w miarę możliwości podpisują osoby biorące w nich udział. W szczególnie uzasadnionych przypadkach możliwe jest wysłanie projektu protokołu do osób zainteresowanych w celu wniesienia uwag i podpisania dokumentu (dopuszcza się obiegowe podpisanie) – kluczowe znaczenie ma zapewnienie ochrony dokumentu i tożsamości osób biorących udział w protokołowanej czynności. Jeżeli jedna z osób odmówi podpisania protokołu, fakt ten zostanie odnotowany w samym protokole i podpisany przez inne osoby. Stali członkowie Komisji dochodzeniowej są odpowiedzialni za przygotowanie protokołu i jego prawidłowość, a także za zapewnienie jego poufności.
• 5. Decyzje Komisji dochodzeniowej zapadają zwykłą większością głosów.
• 6. Dochodzenie kończy się stwierdzeniem bądź brakiem stwierdzenia przez Komisję dochodzeniową wystąpienia naruszenia prawa oraz dostarczeniem Pełnomocnikowi ds. zgodności pisemnego raportu. W raporcie Komisja dochodzeniowa przedstawia szczegółowo (m.in.):
1. a. czy i w jakim zakresie Komisja Dochodzeniowa uzna sygnalizację za uzasadnioną i ważną lub nieuzasadnioną; sygnalizację uznaje się za uzasadnioną i ważną, gdy wystąpią dowody nieprawidłowego działania,
2. b. kogo dotyczy sygnalizacja,
3. c. w jaki sposób wykazano skalę, częstotliwość i wpływ nieprawidłowości na Spółkę,
4. d. środki zaradcze i/lub dyscyplinarne, które należy podjąć,
5. e. ryzyka związane z zasygnalizowaną nieprawidłowością.
• 7. Raport i/lub wszelkie inne istotne dokumenty sporządzone podczas dochodzenia nie mogą być wykorzystywane w żadnym innym zakresie, niż wskazuje na to niniejsza Procedura.
• 8. Pełnomocnik ds. zgodności przekazuje informację zwrotną Sygnaliście w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia Wewnętrznego, a jeżeli potwierdzenia nie zostało przekazane – w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania Zgłoszenia Wewnętrznego. Informacja zwrotna zawiera informację w przedmiocie stwierdzenia bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa.

• 1. Sygnalista nie może być niekorzystnie traktowany z powodu dokonania Zgłoszenia lub Ujawnienia Publicznego.
• 2. Podstawowym celem Procedury jest ochrona Sygnalisty przed:
1. a. ujawnieniem jego tożsamości osobom niepowołanym, w szczególności osobie której dotyczy sygnalizacja,
2. b. dyskryminacją bezpośrednią lub pośrednią lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania, prześladowania, w tym także kierowanego przeciwko osobom jej bliskim,
3. c. jakąkolwiek formą presji mającej na celu odwołanie sygnalizacji, w tym kierowanej przeciwko innym osobom z zamiarem wywołania wpływu na Sygnalistę, w tym m.in. wywieranej poprzez presję finansową, organizacyjną, ograniczenie praw i przywilejów pracowniczych, stosowanie pozornie legalnych środków w celu uzyskania nieuprawnionych skutków,
4. d. zastraszeniem, ostracyzmem,
5. e. jakąkolwiek inną formą nieuprawnionego odwetu,
6. f. próbą zastosowania wskazanych wyżej działań,
7. g. groźbą zastosowania wskazanych wyżej działań.
• 3. Sygnalista podlega ochronie określonej w Procedurze jedynie w przypadku, gdy miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi Informację o naruszeniu prawa.
• 4. Pełnomocnik ds. zgodności podejmie kroki zapewniające ochronę praw i interesów wszystkich osób zaangażowanych w procedurę sygnalizacyjną, w celu zapewnienia prawidłowego przebiegu postępowania, jak i realizowania jej podstawowych praw i obowiązków, w tym również w toku ewentualnych postępowań wywołanych sygnalizacją.
• 5. W związku z potrzebą ochrony Sygnalistów wszelkie osoby podejmujące Działania odwetowe wobec zgłaszającego będą podlegać postępowaniu dyscyplinarnemu, a naruszenie w tym obszarze będzie traktowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. Spółka podejmie przy tym kroki w celu usunięcia negatywnych skutków takich nieuprawnionych działań.
• 6. Jednocześnie ochrony wymagają prawa i interesy Osoby, której dotyczy Zgłoszenie, w szczególności przed nieuprawnionym ujawnieniem jej tożsamości i innych Danych osobowych, a także postępowaniem mogącym rodzić dodatkową nieuprawnioną stygmatyzację, dyskryminację, prześladowanie lub odwet. W związku z potrzebą ochrony praw tych osób wszelkie działania mające na celu nieuprawnione ujawnienie jej tożsamości, jak też nieuprawnione Działania odwetowe będą podlegać postępowaniu dyscyplinarnemu, a naruszenie w tym obszarze będzie traktowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. Spółka podejmie przy tym kroki w celu usunięcia negatywnych skutków takich nieuprawnionych działań.
• 7. Przepisy niniejszego rozdziału stosuje się odpowiednio do:
1. a. Osoby pomagającej w dokonaniu Zgłoszenia oraz Osoby powiązanej z Sygnalistą,
2. b. osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej Sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność Sygnalisty lub go zatrudniającej,
3. c. w przypadku, gdy Informację o naruszeniu prawa zgłoszono do odpowiednich instytucji, organu lub jednostki organizacyjnej Unii Europejskiej w trybie właściwym do dokonywania takich zgłoszeń.

• 1. Sygnalista może dokonać Zgłoszenia Zewnętrznego bez uprzedniego dokonania Zgłoszenia Wewnętrznego.
• 2. Zgłoszenia Zewnętrzne mogą być przekazywane przez Sygnalistę również do właściwych organów publicznych (Rzecznik Praw Obywatelskich) oraz, w stosownych przypadkach, do instytucji organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
• 3. Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny są odrębnymi administratorami w zakresie Danych osobowych podanych w Zgłoszeniu Zewnętrznym, które zostało przyjęte przez te organy.

• 1. Administratorem danych osobowych Sygnalisty, Osoby której dotyczy Zgłoszenie, Osoby pomagającej w dokonaniu Zgłoszenia oraz Osoby powiązanej z Sygnalistą jest Spółka.
• 2. Spółka, jako administrator, może przetwarzać Dane osobowe Sygnalisty oraz osób, których dotyczy Zgłoszenie, a także świadków zdarzeń, w związku ze Zgłoszeniem w celu jego weryfikacji, w tym podejmowania działań następczych.
• 3. Dane osobowe podmiotów wskazanych w ust. powyżej przetwarzane są zgodnie z zasadami ujętymi w Procedurze oraz w klauzuli informacyjnej, która dotyczy tych osób. Wzory klauzul informacyjnych stanowią załączniki do Procedury.
• 4. Dane osobowe Sygnalisty oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty. Ujawnienie tożsamości sygnalisty nie wymaga jego zgody, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
• 5. Dane osobowe Sygnalisty oraz innych osób związanych ze Zgłoszeniem Wewnętrznym będą dostępne wyłącznie dla osób pisemnie upoważnionych przez Spółkę do przyjmowania Zgłoszeń Wewnętrznych oraz podejmowania w związku z nimi działań następczych, w tym wyjaśniających. Dostęp do ww. Danych osobowych będą posiadali Pełnomocnik ds. zgodności oraz członkowie Komisji dochodzeniowej. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i Danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji Zgłoszeń Wewnętrznych, oraz podejmowanych działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
• 6. Spółka po otrzymaniu Zgłoszenia Wewnętrznego przetwarza Dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia Zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego Działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania Zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych Danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
• 7. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono Działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
• 8. Spółka usuwa dane osobowe oraz niszczy dokumenty związane ze Zgłoszeniem Wewnętrznym po upływie okresu przechowywania.
• 9. Powyższego zapisu nie stosuje się w przypadku, gdy dokumenty związane ze Zgłoszeniem Wewnętrznym stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo administracyjnych.

• 1. Załączniki stanowią integralną część niniejszej Procedury.
• 2. Spółka prowadzi rejestr naruszeń według wzoru stanowiącego załącznik nr 7 do niniejszej Procedury.
• 3. Odpowiedzialnymi za zapoznanie podległych Pracowników z niniejszą Procedurą są kierownicy jednostek organizacyjnych w Spółce.
• 4. Każdy Pracownik ma obowiązek zapoznania się z treścią niniejszej Procedury. Nowo zatrudniony Pracownik ma obowiązek zapoznania się z treścią Procedury przed rozpoczęciem wykonywania pracy.
• 5. Procedura została ustalona po konsultacji z przedstawicielem Pracowników wyłonionym w trybie przyjętym przez Spółkę.
• 6. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości Pracowników w sposób przyjęty w Spółce.
• 7. Procedura jest dokumentem jawnym. Każdy może zapoznać się z jej treścią w każdym czasie. W tym celu Procedura zostaje zamieszczona na stronie internetowej Spółki pod adresem: www.pulsar.pl